EU-Entgelttransparenzrichtlinie: Können Sie Gehälter erklären?

Eine neue Stelle soll ausgeschrieben werden. Das Anforderungsprofil steht, die Fachabteilung hat zugestimmt und HR bereitet die Veröffentlichung vor. 

Doch an einer Stelle verändert sich der gewohnte Prozess: Welche Informationen zur Vergütung müssen Bewerber erhalten? Gleichzeitig stellt sich die Frage, ob bestehende Gehaltsstrukturen objektiv genug dokumentiert sind, um spätere Auskunftsersuchen beantworten zu können.

Genau solche Situationen rückt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie in den Fokus. Sie soll den Grundsatz des gleichen Entgelts von Frauen und Männern bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit stärken und bringt dafür neue Transparenz-, Auskunfts- und Berichtsvorgaben mit sich. 

Die Mitgliedstaaten mussten die Richtlinie bis zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umsetzen. 

In Deutschland war das Gesetzgebungsverfahren nach Angaben der Bundesregierung im Juli 2026 jedoch noch nicht eingeleitet.

Für HR bedeutet die EU-Entgelttransparenzrichtlinie vor allem eines: Vergütungsentscheidungen müssen transparenter, nachvollziehbarer und anhand objektiver Kriterien erklärbar werden. 

Auch wenn die endgültige deutsche Umsetzung noch zu beachten ist, stehen wesentliche Anforderungen der europäischen Richtlinie bereits fest und damit auch die Prozesse, die Personalabteilungen genauer betrachten sollten.

Was regelt die EU-Entgelttransparenzrichtlinie?

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verfolgt ein klares Ziel: Der Grundsatz des gleichen Entgelts für Frauen und Männer bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit soll besser durchgesetzt werden. Transparenz wird dabei zum zentralen Instrument.

Das beginnt bereits vor dem Eintritt in ein Unternehmen. Stellenbewerber sollen Informationen über das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne erhalten. 

Diese Information kann beispielsweise in der Stellenausschreibung oder rechtzeitig vor dem Vorstellungsgespräch bereitgestellt werden. 

Gleichzeitig dürfen Arbeitgeber Bewerber nach der Richtlinie nicht nach ihrer bisherigen Entgeltentwicklung fragen.

Auch bestehende Mitarbeiter erhalten weitergehende Informationsrechte. 

Sie können Informationen über ihre individuelle Entgelthöhe sowie über durchschnittliche Entgelthöhen verlangen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht für Gruppen von Arbeitnehmern, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten.

Für HR ist deshalb nicht nur entscheidend, welche Gehälter gezahlt werden, sondern auch, wie diese zustande kommen. Kriterien für Entgelt, Entgelthöhen und Entgeltentwicklung müssen nachvollziehbar und geschlechtsneutral ausgestaltet werden.

Welche Vorgaben stehen bereits fest und was ist in Deutschland noch offen?

Für deutsche Unternehmen ist derzeit eine wichtige Unterscheidung notwendig: Die europäische Richtlinie selbst steht fest. 

Bei ihrer Umsetzung in deutsches Recht bestand nach dem zuletzt geprüften offiziellen Stand jedoch noch Klärungsbedarf.

Die Umsetzungsfrist für die Mitgliedstaaten endete am 7. Juni 2026. Der Deutsche Bundestag berichtete am 16. Juli 2026 über eine Antwort der Bundesregierung, wonach das zuständige Bundesministerium die Vorbereitungen für einen Gesetzentwurf getroffen hatte, zu diesem Zeitpunkt aber noch einzelne für die Umsetzung relevante Fragen klärte. 

Anschließend sollte das Gesetzgebungsverfahren eingeleitet werden.

Für Unternehmen bedeutet das: Die Richtlinie liefert bereits eine klare Orientierung, welche Bereiche künftig stärker reguliert werden. 

Welche konkreten nationalen Regelungen, Verfahren und gegebenenfalls weitergehenden Anforderungen in Deutschland gelten, muss jedoch anhand des finalen deutschen Umsetzungsgesetzes beurteilt werden.

HR-Verantwortliche sollten deshalb zwei Ebenen auseinanderhalten: Was verlangt die EU-Richtlinie? 

Und: Wie setzt der deutsche Gesetzgeber diese Vorgaben konkret um? Diese Trennung verhindert, dass europäische Anforderungen vorschnell als bereits vollständig geltendes deutsches Detailrecht dargestellt werden.

Was ändert sich für Stellenanzeigen und Gehaltsverhandlungen?

Besonders sichtbar wird die neue Entgelttransparenz im Recruiting.

Nach der Richtlinie haben Bewerber Anspruch darauf, vom potenziellen Arbeitgeber Informationen über das auf objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien beruhende Einstiegsentgelt oder dessen Spanne zu erhalten. 

Die Information muss so bereitgestellt werden, dass eine fundierte und transparente Verhandlung über das Entgelt möglich ist.

Das bedeutet nicht zwingend, dass nach der EU-Richtlinie jede Stellenanzeige automatisch eine Gehaltsspanne enthalten muss. 

Die Information kann in der veröffentlichten Stellenausschreibung, vor dem Vorstellungsgespräch oder auf andere Weise bereitgestellt werden. Die konkrete deutsche Ausgestaltung bleibt deshalb für die praktische Umsetzung wichtig.

Gleichzeitig sieht die Richtlinie vor, dass Arbeitgeber Bewerber nicht nach ihrem Entgelt aus laufenden oder früheren Beschäftigungsverhältnissen fragen dürfen.

Für Personalabteilungen lohnt sich daher bereits jetzt ein Blick auf den bestehenden Recruiting-Prozess:

• Wo und wann werden Gehaltsinformationen an Bewerber kommuniziert?
• Nach welchen Kriterien werden Gehaltsspannen definiert?
• Sind diese Kriterien objektiv und geschlechtsneutral?
• Welche Fragen werden im Vorstellungsgespräch zur bisherigen Vergütung gestellt?
• Sind Recruiting-Verantwortliche und Führungskräfte mit den neuen Anforderungen vertraut?    

Ein konkretes Beispiel: Hat ein Unternehmen für eine Position bislang lediglich ein internes Gehaltsbudget festgelegt, sollte HR prüfen, ob daraus eine nachvollziehbare Entgeltspanne auf Basis objektiver Kriterien abgeleitet werden kann. 

Entscheidend ist nicht nur die Zahl selbst, sondern die Systematik dahinter.

Welche Auskunfts- und Berichtspflichten kommen auf Unternehmen zu?

Entgelttransparenz endet nicht nach der Einstellung. Die Richtlinie stärkt auch die Informationsrechte bestehender Mitarbeiter.

Arbeitnehmer sollen schriftlich Informationen über ihre individuelle Entgelthöhe und über die durchschnittlichen Entgelthöhen erhalten können. 

Relevant sind dabei Gruppen von Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Arbeitgeber müssen ihre Mitarbeiter zudem jährlich über dieses Auskunftsrecht und die Schritte zur Ausübung informieren.

Daneben sieht die Richtlinie gestaffelte Berichtspflichten vor. Arbeitgeber mit 250 oder mehr Arbeitnehmern sollen die vorgesehenen Informationen erstmals bis zum 7. Juni 2027 und anschließend jährlich melden. 

Unternehmen mit 150 bis 249 Arbeitnehmern berichten erstmals bis zum 7. Juni 2027 und danach alle drei Jahre.

Für Unternehmen mit 100 bis 149 Arbeitnehmern sieht die EU-Richtlinie die erste Berichterstattung bis zum 7. Juni 2031 und anschließend alle drei Jahre vor. Mitgliedstaaten können national auch weitergehende Anforderungen vorsehen.

Zu den Berichtsinformationen gehören unter anderem das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle, der Median des Entgeltgefälles, Unterschiede bei ergänzenden oder variablen Entgeltbestandteilen sowie Angaben zu Entgeltunterschieden nach Arbeitnehmergruppen.

Besonders relevant wird eine weitere Schwelle: Zeigt die Berichterstattung in einer Arbeitnehmergruppe ein durchschnittliches Entgeltgefälle zwischen Frauen und Männern von mindestens fünf Prozent, das nicht anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien gerechtfertigt und innerhalb von sechs Monaten korrigiert wird, sieht die Richtlinie unter bestimmten Voraussetzungen eine gemeinsame Entgeltbewertung mit Arbeitnehmervertretern vor.

Welche HR-Prozesse sollten Unternehmen jetzt überprüfen?

Auch ohne die endgültigen Details des deutschen Umsetzungsgesetzes müssen Unternehmen nicht bei null anfangen. 

Viele Vorbereitungen betreffen Prozesse, die HR ohnehin verantwortet.

Ein sinnvoller erster Schritt ist eine Bestandsaufnahme der Vergütungsstrukturen. Unternehmen können prüfen, wie Stellen bewertet, Gehaltsbänder definiert und individuelle Gehaltsentscheidungen dokumentiert werden. 

Je stärker Entscheidungen bislang informell oder ausschließlich historisch gewachsen sind, desto schwieriger kann ihre spätere objektive Begründung werden.

Ein zweites Handlungsfeld ist das Recruiting. Stellenanzeigen, Interviewleitfäden und Freigabeprozesse für Gehaltsangebote sollten daraufhin betrachtet werden, wo Vergütungsinformationen künftig systematisch eingebunden werden können.

Drittens sollte HR klären, wie Auskunftsersuchen bearbeitet werden können. Dazu gehören Zuständigkeiten, Datenquellen und die Frage, wie vergleichbare beziehungsweise gleichwertige Tätigkeiten kategorisiert werden.

Viertens gewinnt die Datenqualität an Bedeutung. Wer künftig Entgeltunterschiede nach Arbeitnehmergruppen analysieren und gegebenenfalls berichten muss, benötigt belastbare und konsistente Personaldaten.

Und schließlich sollten die Personen vorbereitet werden, die diese Prozesse im Alltag anwenden. 

Das betrifft nicht nur Spezialisten aus HR und Compensation & Benefits. Auch Führungskräfte können an Gehaltsentscheidungen, Recruiting-Gesprächen oder individuellen Entwicklungsschritten beteiligt sein.

Wie kann HR Wissen zur Entgelttransparenz in die Praxis bringen?

Neue rechtliche Anforderungen werden nicht allein dadurch umgesetzt, dass eine Richtlinie bekannt ist. 

Entscheidend ist, ob Verantwortliche verstehen, was die Vorgaben für ihre konkrete Arbeit bedeuten.

Genau hier setzt das mybreev E-Learning EU-Entgelttransparenz: Ihre Pflichten ab 2026 an. Der 15-minütige Kurs richtet sich unter anderem an HR, Vergütungsmanagement, Compliance, Führungskräfte und Geschäftsführung und ist auf Deutsch und Englisch verfügbar.

Behandelt werden unter anderem Entgeltangaben im Bewerbungsprozess, Auskunftsrechte von Beschäftigten, Berichtspflichten zur Entgeltgleichheit sowie der Umgang mit unbewussten Gehaltsungleichheiten. 

Praxisfälle und typische Auskunftssituationen sollen dabei helfen, die Anforderungen auf konkrete Arbeitssituationen zu übertragen.

Für HR kann eine solche Schulung Teil einer breiteren Vorbereitung sein: Prozesse prüfen, Zuständigkeiten definieren, Datenstrukturen vorbereiten und die verantwortlichen Personen mit den Anforderungen vertraut machen.

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie macht deutlich, wohin sich die Anforderungen entwickeln. Wer sich frühzeitig mit Gehaltsstrukturen, Recruiting-Prozessen und Auskunftswegen beschäftigt, schafft eine bessere Grundlage für die nationale Umsetzung.

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Dieser Beitrag wurde mit Hilfe von KI geschrieben.